Коли результати перевершують очікування: вплив впровадження системи моніторингу та оцінки на діяльність Fight For Right
Для команди Fight For Right, яка роками виборює права людей з інвалідністю в Україні, роки повномасштабної війни росії проти України додали нові виклики. Започаткування нових напрямів роботи, реорганізація штату, співпраця з більшою кількістю партнерських організацій… Щоб не «потонути» в операційній діяльності, організація з 2025 року впроваджує систему моніторингу та оцінки (Monitoring and Evaluation – M&E).
Від пошуків експертки до перших результатів
Команда Fight For Right понад пів року шукала кандидатуру на посаду експертки з моніторингу та оцінювання. Як виявилося, в Україні, з одного боку, бракує фахівців / фахівчинь цього профілю з достатнім досвідом, а з іншого – громадський сектор часто не бачить потреби в такій співпраці. Ця діяльність для багатьох керівників / керівниць громадських організацій асоціюється зі стосами паперів, звітів, нескінченними Excel-таблицями, що збирають лише, щоб задовольнити вимоги міжнародних донорів. Але як насправді? А насправді саме M&E дає можливість ефективно справлятися з викликами.
«Найпоширеніша помилка у громадському секторі – сприймати моніторинг та оцінку як додатковий контроль або бюрократичну вимогу, що створює зайве навантаження на команду. Через це M&E часто впроваджується формально: збирається велика кількість даних, які потім просто “лежать мертвою вагою” і не використовуються для управлінських рішень», – каже експертка з моніторингу та оцінювання Fight For Right Анастасія Воловецька, яка супроводжує моніторингову діяльність організації.
Для команди Fight For Right, яка завжди керувалася людиноцентричним підходом, неприпустимо було перетворитися на «машину для збору даних», коли кількість запитів зростала ледь не щомісяця. За чотири роки після початку повномасштабного вторгнення росії в Україну звернень щодо евакуації, юридичної та психологічної підтримки, гуманітарної допомоги все більше і тримати все в «ручному режимі» стає неможливо. Так само і в адвокаційній та проєктній діяльності з підтримки ініціатив жінок з інвалідністю за іншими напрямами.
«Потреба у впровадженні системи виникла через стрімке зростання масштабів діяльності. Коли обсяг допомоги вимірюється тисячами людей, стає неможливо ефективно управляти проєктами, покладаючись лише на фрагментовану інформацію з різних напрямів», — зазначає Анастасія.
Експертка додає, що завдяки впровадженню системи моніторингу у Fight For Right за короткий час побачили, як поточна діяльність впливає на життя людей з інвалідністю в реальному часі.
Налаштований моніторинг дав змогу команді Fight For Right, зокрема:
- ухвалювати рішення на основі чітких даних і в критичних ситуаціях надавати підтримку, де її бракує найбільше;
- адаптовувати роботу відповідно до змін реалій через війну;
- посилити довіру міжнародних партнерських організацій, адже прозорість і підзвітність є тими критеріями, за якими оцінюють надійність громадських організацій.
«Система моніторингу та оцінки не ускладнює роботу організації, а навпаки – допомагає зробити її більш ефективною та орієнтованою на результат», – наголошує Анастасія Воловецька.
Вона додає, що команді Fight For Right вдалося переконатися в цьому: M&E – це автоматизація, яка звільняє час для головного – безпосередньої допомоги людям, супроводу проєктів сабгрантерок для їх ефективнішої реалізації, розширення партнерської мережі для нової проєктної діяльності. Зокрема, коли команда побачила, що уніфіковані форми збору даних, приміром у роботі відділу «Захист та підтримка», економлять час, а на цифровій панелі керування відображається карта допомоги в режимі реального часу, скепсис зник.
Коли зібрані дані рятують життя
Найліпшим підтвердженням ефективності системи є успішні приклади. Анастасія згадує випадок з практики, що підкріпив значимість всієї системи моніторингу. Коли сталася трагедія з підривом Каховської ГЕС, діяти потрібно було миттєво, адже життя тисяч людей з інвалідністю опинилося під загрозою.
«У перші дні після події ми провели коротке опитування постраждалих через координаторів і координаторок на місцях. Це дало змогу швидко виявити основні потреби людей та оцінити масштаб пошкоджень житла», – розповідає експертка з M&E.
Зібрана інформація про кількість постраждалих родин та систематизація потреб дали змогу Fight For Right миттєво підготувати обґрунтовану проєктну пропозицію для донора. У результаті організація залучила фінансування, проєкт допомоги стартував і був повністю реалізований у короткі терміни.
Тобто M&E стосується не лише аналізу «минулого», а й про спроможність організації реагувати на реалії та прогнозувати «майбутнє».
Адаптивне управління процесами
Ще одна перевага, яку дає система M&E, – це можливість вчасно виявити помилку і впровадити зміни, щоб виправити ситуацію. Це і є адаптивне управління (adaptive management).
У Fight For Right система M&E дає змогу регулярно отримувати зворотний зв’язок як від бенефіціарів і бенефіціарок, так і від сабгрантерок у межах проєкту, приміром, «Лідерство жінок з інвалідністю в громадах», який впроваджується за технічної підтримки ООН Жінки в Україні та за фінансування Жіночого фонду миру та гуманітарної допомоги ООН (WPHF). Наприклад, якщо моніторинг показує, що в певному проєкті знижується зацікавленість жінок та дівчат з інвалідністю до заходів психологічної допомоги, але зростає потреба у менторській індивідуальній підтримці, то організація готова оперативно сприяти цьому.
«Система моніторингу підсвітить проблему раніше, ніж ресурси будуть витрачені даремно. M&E виконує функцію “радара”, який дозволяє адаптувати проєкт до змін середовища», – пояснює Анастасія Воловецька.
Це передусім важливо в умовах війни, де безпекові обмеження змушують шукати альтернативні способи моніторингу наданих послуг. Наприклад, Fight For Right використовує цифрові інструменти – фото- та відеопідтвердження, можливі також телефонні інтерв’ю та застосування онлайн-форм для отримання відгуків.
Дорожня карта розвитку системи M&E
Нині Fight For Right вибудовує повноцінну архітектуру підзвітності організації і в цьому поки пілотним є напрям діяльності «Захисту та підтримки». За словами Анастасії Воловецької, основні цілі дорожньої карти такі:
Обов’язковий зворотний зв’язок. Тобто кожна людина з інвалідністю, яка отримала допомогу від організації, зможе оцінити її якість онлайн.
Спільний Dashboard. Керівництво та команда бачитимуть в одному вікні географію допомоги, рівень задоволеності бенефіціарів і бенефеціарок та ключові результати всіх програм.
Прозорий механізм скарг та звернень. Створення такої системи фіксації націлене на вдосконалення всіх процесів.
Аналіз звернень. Це дасть змогу впроваджувати нові проєкти, з огляду на реальні потреби людей, а не на те, що “здається” правильним.
Анастасія переконана:
«Системний підхід до M&E демонструє спроможність організації працювати з даними. Це підвищує рівень довіри міжнародних партнерських організацій, оскільки вони бачать підтвердження того, що ми здатні не лише реалізовувати проєкти, але й вчитися на отриманому досвіді».
Поради тим, хто досі боїться «моніторингу»
Зміни в діяльності Fight For Right завдяки впровадженню M&E є прикладом для всього громадського сектору. На запитання, з чого почати маленькій організації з обмеженими ресурсами, Анастасія відповідає, що варто почати не зі складних таблиць, а виходити з логіки очікуваного результату.
«Достатньо визначити 5–10 ключових індикаторів, що справді допомагають оцінити прогрес. Наприклад: скільки отримано звернень, який відсоток людей вирішив своє питання, і чи задоволені вони послугами. Навіть 5 простих показників дають змогу швидко оцінити, чи створює послуга реальну цінність».
Порада від Анастасії для керівників та керівниць громадських організацій – перестати сприймати контроль як загрозу. Моніторинг може стати найбільшим виявом піклування про своїх бенефіціарів і бенефіціарок, спростити роботу самої організації. Це спосіб гарантувати, що кожна гривня і кожна година роботи команди була максимально корисною людині з інвалідністю.
У чому справжній успіх?
Анастасія Воловецька переконана, справжній успіх впровадження M&E у Fight For Right вимірюється не так кількісними показниками, як моментами, коли команда знаходить рішення, що змінює на краще життя людей з інвалідністю.
«Найбільше задоволення в моніторингу приносить момент, коли вдається виявити проблему і разом з командою знайти рішення. Адже M&E дає можливість не просто фіксувати дані, а бачити, що саме потребує змін».
За словами проєктної менеджерки Fight For Right Марії Ковальової, яка курує проєкт «Посилення інституційної спроможності Fight For Right для сталого розвитку та впливу на захист прав людей з інвалідністю», нині Fight For Right – це організація, яка нині чітко окреслила перспективу розвитку. І завдяки системі M&E команда впевнено впроваджує зміни задля майбутнього, де кожна людина з інвалідністю в Україні отримає саме ту комплексну підтримку, якої потребує.
Проєкт «Посилення інституційної спроможності Fight For Right для сталого розвитку та впливу на захист прав людей з інвалідністю» впроваджує Fight For Right за технічної підтримки ООН Жінки в Україні та за фінансування Жіночого фонду миру та гуманітарної допомоги ООН (WPHF) — гнучкого та оперативного інструменту фінансування, що підтримує якісні заходи, щоб підвищити спроможність місцевих жінок у запобіганні конфліктам, реагуванні на кризи та надзвичайні ситуації та використання ключових можливостей миробудівництва.
Публікація підготовлена за фінансової підтримки Жіночого фонду миру та гуманітарної допомоги ООН (WPHF), але це не означає, що висловлені в ній погляди та вміст є офіційно схваленими або визнаними з боку Організації Об’єднаних Націй.
Довідково:
Жіночий фонд миру та гуманітарної допомоги Організації Об’єднаних Націй (WPHF) – це єдиний глобальний механізм, створений виключно на підтримку участі жінок в процесах розбудови миру та безпеки, а також гуманітарної допомоги. WPHF, керований низкою представників громадянського суспільства, урядів та ООН, — це трастовий фонд за участі багатьох партнерів, який мобілізує терміново необхідне фінансування для місцевих організацій, очолюваних жінками, та працює разом із жінками на передовій заради побудови міцного миру. Починаючи з 2016 року, WPHF надав фінансування та підтримав спроможність понад 1000 місцевих жіночих організацій громадянського суспільства, які працюють над питаннями порядку денного «Жінки, мир, безпека» та реалізують гуманітарну діяльність у 41 країні світу, які постраждали від кризи.
